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在此，详述一下会议费用都包含哪些内容，协助准备召开会议的客户进行预算。

一、交通费用

会议期间产生的交通费用大致包括：其他城市到会议举办地的往返交通费，如航班、铁路、公路、客轮及住宿地至机场、车站、港口交通费用。客户住宿地至举办会议场地的交通费用、会议场地到就餐地点的交通费、会议场地到商务交际场地的交通费、商务考察交通费、会后旅游的交通费及其他与会人员可能使用的预定交通费。

二、会议场地的费用

1.会议场地租赁费用

即租用会议场地的费用，租赁会议场地的大小、时间和计价单位要明确。通常而言，场地的租赁已经包含会场内的常用设施，譬如激光指示笔、音响系统、桌椅、主席台、白板或者黑板、油性笔、粉笔等，但一些非常规设施并不涵盖在内。比如投影设备、临时性的装饰物、展架等，需要加装非主席台发言线路时也可能需要另外的预算。在租赁场地的合同签订时一定要与酒店方确认清楚。

2.租赁会议设施的费用

此部分费用主要是租赁一些特殊设备，如投影仪、笔记本电脑、移动式同声翻译系统、会场展示系统、多媒体系统、摄录设备等，租赁时通常需要支付一定的使用押金，租赁费用中包括设备的技术支持与维护费用。值得注意的是，在租赁时应对设备的各类功效参数作出具体要求(通常可向专业的会议服务公司咨询，以便获得最适宜的性价比)，否则可能影响会议的进行。

3.会议现场布置费用

除租赁合同中已经包含的简单布置费用北京会议场地推荐，还包括搭建背景、现场装饰等费用，如果有特殊要求，可以与专业的会议服务商咨询。

三、住宿费用

住宿费用包括主办方为与会嘉宾提供住宿所产生的费用，也包括会务工作人员住宿所产生的费用。对于会议而言，住宿费可能是主要的开支之一。作为资深的会展服务商，通常可以为需要提供住宿的会议主办方提供较好的折扣。正常的住宿费除与酒店星级标准、房型等因素有关外，还与客房内开放的服务项目有关——譬如客房内的长途通讯、洗换、迷你吧酒水、一次性换洗衣物、互联网、水果提供等服务是否开放有关。会议主办方应明确酒店应当关闭或者开放的服务项目及范围。

四、餐饮费用

1.会议期间的三餐

如果会议时间较短，可能一般只需要主办方提供一至两餐，但如果周期较长，主办方就需要考虑会议期间的一日三餐。

2.会场茶歇

此项费用通常是按照参与人员的人数进行预算的，预算时可提出不同时段茶歇的食物、饮料组合。承办者告知的茶歇价格通常包含服务人员费用，如果主办方需要非程序服务，可能需要额外的预算。通常情况下北京会议场地推荐，茶歇的种类可分为西式与中式两种。西式基本上以咖啡、红茶、西式点心、水果等为主，中式则以开水、绿茶或者花茶、果茶、水果、咖啡、水果及点心为主。

3.宴会/酒会

有些会议主办方会特别设置宴会或酒会来款待参会嘉宾。事实上，会议中的宴会/酒会的预算可能比单独的宴会复杂，宴会只要设定好餐标与规模，预算很容易计算。但宴会/酒会的预算涉及到场地与节目支持，其预算可能需要比较长的时间确认。

五、视听设备

会议视听设备的预算包括：设备本身的租赁费用，通常按天计算。设备的运输、安装调试及控制技术人员支持费用，可让会展服务商协商，由专业的会展服务商提供。

六、演员及节目

通常可以选定节目后按场次计。预算金额通常与节目表演水平及参与人数正相关。请专业的演艺公司到会议场地进行演出，那预算就很简单，与表演的人数正相关——专场或包场除外。

其他，点心、水果及调制色酒

七、其他支持费用

通常包括广告及印刷、礼仪、秘书服务、运输与仓储、娱乐保健、媒介、公共关系等。基于这些支持均为临时性质，如果会议主办方分别寻找这些行业支持的话，其成本费用可能比市场行价要高，如果让专业会议服务商代理，将获得价格相对比较低廉且服务专业的支持。对于这些单项服务支持，主办方应尽可能细化各项要求，并单独签订服务协议。

八、杂费

杂费是指会展过程中一些临时性安排产生的费用，包括打印、临时运输及装卸、纪念品、模特与礼仪服务、临时道具、传真及其他通讯、快递服务、临时保健、翻译与向导、临时商务用车、汇兑等等。杂费的预算很难计划，通常可以在会务费用预算中增列不可预见费用作为机动处理。