关于开放式办公空间的利弊有很多争论，但它仍将成为未来的设计方向之一，只是会出现新变化，这种变化我们称之为“2.0版开放式设计”。设计师要以这种思维，在开放式办公场所规划不同区域（如从专注的单独区域到集体进行头脑风暴的区域……），使之既能培养团队意识和支持协作，又有利于员工单独工作和思考……

安静工作和团队协作共处一个区域，是2.0版开放式设计的主要特点，员工们可以根据自己的需要选择工作场所

在新旧设计理念换代的过程中，协作办公空间、灵活的咖啡厅和私人电话亭……已成为开放式空间环境里重要的平衡要素，它们能确保员工有一个安静的地方处理各种类型的工作，同时又能确保他们与同事交流和协作……  

 “2.0版开放式设计”的前提

在用“2.0版开放式设计”思维进行设计前，重要的是了解甲方当前的工作条件、员工工作场所实践和需要改进的领域，以便为新空间提供最真实的信息。

设计前应对甲方员工进行调查研究，更好地了解需求、存在的问题和他们的愿望。可以使用SurveyMonkey等在线调查工具，找到人们在当下空间中的感受，从而确定他们不喜欢或感觉不好的地方。

一般来说，问题往往集中在个人空间和邻近区域、温度控制、光线水平、舒适度和办公空间里的生产效率等要素上。很多时候，我们听到的最大抱怨是“会议室空间不够大”。这样的反馈可以帮助设计师衡量项目需求，在设计讨论会中进行充分的准备。

在进行了调查、交流等充分准备后，设计公司成立专门的工作组，负责2.0版开放式空间设计

此外，还应该召开项目研讨会议，与各部门负责人、代表会面，总结出各个方面的具体需求，并在设计中对这些加以说明。这能让我们在战略层面将所有员工的反馈与他们团队的目标和愿景结合起来，推动甲方公司持续发展。

不可忽略的分组设计研讨会

一旦最初的空间分析和战略措施获得共识，应该组织召开分组设计研讨会，鼓励甲方员工围绕新的空间提出理想愿景。这时关注的领域包括文化和团队、个人空间、会议空间以及他们认为有利于提高工作效率的其他方案需求。

分组设计研讨会是设计过程中一个重要步骤，甲方员工是与办公空间进行互动的主体，应允许他们提出自己的全部要求。在研讨会上，应将之前进行的调查结果反馈给大家，进一步明确领导层的最终目标。　

设计师前期了解到的信息，对设计不同区域以满足相应的工作方式需求，起到了非常重要的作用

如设计公司在与波士顿医疗康复研究所（IHI）合作时，这家非营利组织的领导团队非常愿意合作，希望设计师能够尽最大可能满足每个人的需求。因此，IHI确定了一个多元化的员工分组，约10%的员工参与其中，而高层领导只占极少数。这个分组是成功的，因为它使设计师能够在个人层面上理解各种观点、工作风格和部门需求。

那么，如何组建理想的设计研讨组呢？我们建议不要只有领导层来做这些决定，而应该支持不同部门、不同级别和不同年龄的员工。重要的是让那些将要升任新职位的人参与进来。参加者的数量也很重要，人员太多很难确保所有人的声音都能被听到，太少也无法获得多方面的反馈。   

尽早让办公家具供应商介入

不管是设计师还是甲方，都希望整个办公环境协调统一、更有凝聚力，但不同部门的个性元素也要融入设计中。可以成立一个由各部门代表组成的领导委员会，在研讨会上，把设计工作分为三部分进行探讨。一是预想图像，二是示意图设计，最后再到三维效果图。这是一个循序渐进的过程，各部门可根据其独特的需求或偏好，确定自己的家具配置，并根据所选的方案，确定个性化的饰面和配件等。

如某设计公司在为一所顶尖大学设计办公室的过程中，让家具设计师尽早介入成为重要的一环。设计师展示了一个实时的3D模型，各部门代表据此选定了饰面、家具等，还在模型上进行了预览。这种早期预览，会让甲方员工对未来的办公空间产生强烈的主人翁意识，对新的空间充满期待。此外，通过参与自己的个人空间设计，很多员工对办公室规划的担心和对空间变革的恐惧会慢慢消除，因为他们知道，在即将到来的变革中，自己是不可或缺的部分，这种变革会给他们带来更多的好处。　

波士顿医疗康复中心采取了另一种提升员工敬业度的方法。他们在员工搬家前举办了一次全员活动，让员工预览新办公室，了解新空间的舒适和新社区的情况。从马萨诸塞州搬到波士顿后，康复中心的领导希望员工在新的通勤路线上和周边地区都能安心。通过让他们熟悉附近环境和新的办公空间，带给他们更好的心情和更强烈的搬家渴望。

 入驻后的跟踪调查必不可少  

员工入驻新办公室6至12个月，设计公司利用“全员入驻后调查”等方式，创建基准数据，确定员工对新旧空间的对比意见。把员工适应新空间的时间，作为一段里程碑式的时间，清楚地了解哪些东西对他们不起作用，哪些东西可能在工作应用得很好。

通过设立员工文化委员会等策略，鼓励他们在搬进新办公室后继续就空间设计进行对话，以确保新的空间能够长期支持员工的不同需求

如某设计项目，设计公司建议甲方搬进去后成立一个员工文化委员会，继续围绕办公室设计展开讨论。设计公司参与该委员会召开的月度会议，讨论各个部门如何适应新环境，员工在新空间如何工作，哪些空间使用得很好或相反……通过例行会议和开放沟通渠道，甲方员工可以更多地融入新空间，设计公司也能尽快解决早期出现的问题，或者确定其中哪些问题可以随着时间推移自行解决……

这些跟踪调查的结果，将帮助设计师确定是否有需要进一步改善的空间，从而缓解新环境带来甲方员工的压力。

这个由甲方员工参与的一体化协作式设计过程，不仅满足了大多数员工的需求，帮助甲方领导层实现了管理目标，也使得设计机构及其设计师可以确保2.0版开放式设计的成功。