PowerPoint: hand-outs maken

Na afloop van je PowerPoint-presentatie wil je deze vaak delen met de toehoorders. Meestal wordt dit gedaan door de presentatie (eventueel als pdf) door te sturen. Ook worden vaak de standaard hand-outs uitgedeeld of doorgestuurd. Deze kun je eenvoudig in PowerPoint maken wanneer je je presentatie afdrukt. Je kent ze vast wel: zes dia’s op een pagina, of eventueel drie dia’s met lijntjes ernaast om zelf aantekening te maken.

Hoewel het afdrukken van hand-outs via PowerPoint het meest gebruikelijk is, is dit niet altijd de beste manier om informatie met je publiek te delen. Op de vertoonde dia’s staan meestal alleen de kernpunten. Je gebruikt PowerPoint immers als ondersteuning bij je presentatie. In de hand-outs wil je vaak óók de informatie meegeven die je hebt verteld. Wij gaan de hand-outs daarom ook op een andere manier maken!

Hand-outs in Word

Met behulp van deze blog ga je hand-outs maken door de presentatie vanuit PowerPoint naar Word te exporteren. Dit doe je door in PowerPoint te klikken op Bestand. Kies hier voor Exporteren. Hier heb je onder andere de mogelijkheid om een video van je presentatie te maken. Wij kiezen nu voor de optie Hands-outs maken.

Je gaat nu de presentatie als een tabel exporteren naar Word. Bij het klikken op de knop Hand-Outs maken verschijnt het hieronder afgebeelde venster.

Onderaan het venster zie je twee opties om de presentatie toe te voegen aan het Word-document. Wanneer je kiest voor de optie Koppeling plakken, worden wijzigingen in PowerPoint automatisch bijgewerkt in het Word-document. Wanneer je kiest voor de optie Plakken, is én blijft het Word-document gelijk aan de PowerPoint-presentatie op dat moment.

De optie Opmerkingen naast dia’s vinden wij zelf het handigst. Selecteer deze optie en klik op OK. Er opent nu een Word-document, waarbij de dia’s keurig in een tabel worden geplaatst.

Het is misschien op het eerste oog lastig om te zien waar je de toelichting op de dia’s kunt typen. Bij het bewerken van de tabel is het handig om de rasterlijnen zichtbaar te maken. Dit doe je door onder het tabblad Indeling te kiezen voor de optie Rasterlijnen weergeven. Deze rasterlijnen maken het document voor jezelf een stuk overzichtelijker. Wanneer je het document print of opslaat als PDF, zie je de rasterlijnen niet meer.

Je kunt nu gemakkelijk in de derde kolom jouw eigen tekst plaatsen om de PowerPoint-presentatie verder toe te lichten. In de tabel kun je alle bekende Word-technieken gebruiken. Zo kun je bijvoorbeeld de eerste kolom verwijderen, zodat er meer ruimte is voor de toelichting op de dia’s.

Onze tip: wanneer je voorafgaand aan de presentatie teveel informatie op papier uitdeelt, haal je de spanning weg van je presentatie. Het risico bestaat dat de toehoorders gaan lezen in plaats van luisteren…

Er is zó ontzettend veel mogelijk in de Office-programma’s. Wil je meer handige tips & tricks in PowerPoint leren? Volg dan onze cursus PowerPoint. Na deze cursus kent PowerPoint geen geheimen meer voor jou!